ในหลายสถานการณ์ การสนทนามักเต็มไปด้วยความเร่งรีบ ทุกคนพยายาม “รีบคุยให้จบ” เพราะกลัวว่าเวลาจะไม่พอ หรืออาจจะมีงานอย่างอื่นที่ต้องทำต่อไป — สิ่งนี้ทำให้การพูดคุยกลายเป็นเพียง “การเคลียร์งาน” โดยไม่ได้มองถึงเป้าหมายที่แท้จริงของการสื่อสารนั้น ๆ

ปัญหาของการคุยให้จบโดยไม่มีความเข้าใจ

ต่อให้การสนทนาจบลง แต่ถ้าทุกคนยังไม่เข้าใจสิ่งที่พูดคุยกันอย่างแท้จริง — ไม่เข้าใจบริบท ไม่เข้าใจเป้าหมาย — เราก็ยังคงต้องกลับมาแก้ไขงานเดิม หรืออาจสร้างปัญหาใหม่เพิ่มขึ้นมา

ตัวอย่างที่พบบ่อยคือ การสนทนาในที่ประชุมใช้เวลาเพียง 10 นาที ทุกคนตอบว่า “โอเค” แต่พอเริ่มทำงานกลับพบว่ามีหลายจุดที่ตีความไม่ตรงกัน เช่น

• บางคนคิดว่า Feature A ต้องทำแค่ขั้นต่ำให้เสร็จใน Sprint นี้
• บางคนเข้าใจว่า Feature A ต้องพร้อมสำหรับการ Launch
• บางคนลืมไปว่า Feature A ยังต้องผ่าน QA ก่อนส่งต่อ

ความไม่เข้าใจเหล่านี้ทำให้ทีมต้องย้อนกลับไปคุยใหม่ในภายหลัง เสียทั้งเวลาและทรัพยากร

ความสำคัญของการคุยให้ “เข้าใจ”

การคุยให้เข้าใจไม่ได้หมายความว่าเราต้องใช้เวลานานเสมอไป แต่มันหมายถึง:

• ตั้งคำถามให้ถูกจุด: แต่ละคนเข้าใจตรงกันหรือไม่? มีอะไรที่ไม่แน่ใจไหม?
• จับประเด็นสำคัญ: เป้าหมายของหัวข้อนี้คืออะไร? ใครต้องทำอะไร? และทำอย่างไร?
• เช็กความเข้าใจร่วมกัน: สรุปสิ่งที่พูดคุยเป็นข้อ ๆ หรือ Note สั้นๆ เพื่อให้ทุกคนอยู่บนหน้าเดียวกัน

หากเวลาจำกัด ควรทำอย่างไร?

ในกรณีที่มีข้อจำกัดด้านเวลา เราสามารถใช้แนวทางต่อไปนี้เพื่อให้การคุยมีประสิทธิภาพมากขึ้น:

• กำหนดเป้าหมายการสนทนาให้ชัดเจน: ระบุให้ชัดว่าเราต้องการผลลัพธ์อะไรจากการพูดคุยครั้งนี้
• ใช้ Timeboxing: จัดสรรเวลาอย่างชัดเจนสำหรับแต่ละหัวข้อ และหยุดเมื่อหมดเวลา เพื่อไม่ให้เกินกำหนด
• มอบหมายบทบาท: ให้มีผู้จดบันทึกและผู้สรุปสิ่งที่พูดคุย เพื่อประหยัดเวลาและลดความคลาดเคลื่อน
• ใช้เครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสม: เช่น Whiteboard, Task Tracker หรือ Chat ที่ช่วยให้ทุกคนเข้าใจประเด็นได้ง่ายขึ้น
• สรุปประเด็นสำคัญทันที: ก่อนจบการประชุม สรุปสิ่งที่พูดคุยในที่ประชุมให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

วิธีการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมทีม

หากทีมมีแนวโน้มจะ “รีบคุยให้จบ” มากกว่า “คุยให้เข้าใจ” อาจลองวิธีเหล่านี้:

• ปรับ Mindset: ย้ำว่าคุณค่าไม่ได้อยู่ที่เราคุยเร็วแค่ไหน แต่อยู่ที่ผลลัพธ์จากการคุยกัน
• กำหนดเวลาเฉพาะสำหรับการ Sync: สร้างพื้นที่ที่ทุกคนสามารถถามคำถามโดยไม่รู้สึกกดดันเรื่องเวลา
• ใช้ Framework การสื่อสาร: เช่น Agenda ที่ระบุชัดเจนว่าเราต้องการอะไรจากการพูดคุยครั้งนี้

สุดท้าย …

การพูดคุยกันในทีมไม่ได้เป็นเพียงการ “เคลียร์งาน” แต่มันคือการสร้างความเข้าใจร่วมกัน ความเข้าใจที่ชัดเจนจะช่วยลดปัญหาในอนาคต และเพิ่มโอกาสให้ทีมสร้างสิ่งที่มีคุณค่าได้มากขึ้น

ลองถามตัวเองและทีมดูว่า ครั้งต่อไป…เราจะเลือกรีบคุยให้จบ หรือรีบคุยให้เข้าใจ?